5 השלבים שחובה ליישם לקראת פגישה עם לקוח פוטנציאלי

עקרונית תהליך העבודה של כל ספק (ובכל תחום) מול לקוח פוטנציאלי וההכנות לקראת פגישה עסקית ראשונה, הוא בדיוק אותו התהליך שאותו לקוח יעשה עם כל ספק אחר מתחומים אחרים. מדובר בתהליך מסודר וחשוב שמובל על ידי הספק וללא שיתוף פעולה מצד הלקוח, יהיה קשה מאוד להתקדם איתו לטווח ארוך ולכן חשוב לעשות אותו כמו שצריך!

אז נניח שלקוח יצר איתכם קשר, או שאתם פניתם אליו ויש עניין ונקבעה פגישה. נפלא. מה עושים עכשיו?

שאלון צרכים עסקי

לפני הפגישה הראשונה עם הלקוח, חשוב לשלוח לו שאלון צרכים עסקי. השאלון צריך לענות על כל השאלות הגדולות והחשובות שיש לכם והן רלוונטיות לאותו לקוח ולמה שאתם מציעים, לדוגמה:

• מי קהל היעד של הלקוח
• מה הלקוח רוצה לקדם
• מה האתגרים של העסק
• מה הוא עשה עד היום בנושא וכן הלאה

חשוב שהלקוח יענה על השאלון טרם הפגישה, כי זה יחסוך לכם זמן יקר בפגישה וזה חשוב גם מבחינת מיקוד (גם ללקוח, לא תמיד הוא יודע לענות על השאלות האלה בשלוף. במענה לשאלון הוא יכול לקחת את הזמן ולחשוב על הדברים).

מה עדיף: פגישה פנים מול פנים או פגישת זום?

מתי כדאי להפגש פנים מול פנים

אם מדובר בפגישה עם אדם שהוא נציג של עסק גדול/מוסדי, פגישה פנים מול פנים תמיד עדיפה כדי לייצר קשר אישי והיא לעיתים גם מצטיירת כמחייבת יותר.

מתי כדאי לעשות פגישת זום

במידה במדובר בפגישה מול כמה גורמים יחד, כמובן פגישת זום עדיפה כדי לא לבזבז לאף אחד מהצדדים את הזמן וגם קל יותר לכמות של אנשים להגיע לפגישה. (אבל כדאי לוודא שהם אכן בעלי החלטה בעניין, כי מרבה נוכחים, מרבה דעות וזה בעיקר כאב ראש עבורכם!)

כמו כן, גם כאשר מדובר בלקוח פרטי/קטן, עדיף לעשות פגישת זום כדי להמנע מנסיעות מיותרות ובזבוז זמן כאמור וכמו כן, לרוב גם מדובר בנפחי עבודה קטנים יותר.

שלב פגישת הייעוץ

הדבר הראשון שאתם צריכים להחליט עליו הוא האם אתם עושים פגישות שכאלה בחינם או בתשלום. אם זו פגישת ייעוץ, כמובן לגיטימי לחלוטין שתבקשו על כך תשלום אך אם מדובר בפגישה שאתם יזמתם במטרה למכור משהו לאותו לקוח, כמובן זה האינטרס שלכם לקיים אותה ולכן יהיה אפילו חצוף לבקש עבורה תשלום.

כך או כך, חשוב לזכור שמטרת העל של כל פגישה עם לקוח פוטנציאלי, ולא משנה מי הוא, היא נתינת ערך ללקוח!

אל תקפצו ישר למכירות. קודם תדברו עם הבן אדם שמולכם. יש סיבה שהוא קבע איתכם פגישה ותפקידכם בראש ובראשונה הוא להבין מה הוא באמת צריך, במילים שלו. ממש תנסו לדובב אותו אם צריך, ותראו איך אתם יכולים לעזור לו.

כמו כן, חשוב לזכור שאתם הם בעלי המקצוע ולכן אתם אלה שצריך לכוון ולנווט את הפגישה למקומות הנכונים ולאחר שתבינו את התמונה המלאה ומה הלקוח באמת מחפש, תנו לו טיפים (אמיתיים, מכל הלב) ותגידו לו מה לדעתכם הדבר המתאים לעסק שלו. רק לאחר מכן תוכלו להציע לו שירותים שאתם מציעים ויוכלו לעזור לו (וזכרו שלא תמיד תיהיה לכם אפשרות לענות על כל הצרכים שלו ואפילו יהיו פעמים שאף בכלל לא, אבל חשוב תמיד לתת ערך כלשהו ללקוח, גם אם אתם לא יכולים לעזור לו בעצמכם. גם מידע כללי או הכוונה למקום בו כן יכולים לעזור לו זה ערך וזה כמובן עדיף על כלום. (מה שכן, תמיד אפשר להפנות אליו קולגות או להעסיק אותם דרככם אם זה משהו שרלוונטי לכם/לו)

סיכום הפגישה ושליחת הצעת מחיר

בסוף הפגישה תקפידו לסכם אותה (גם לעצמכם וגם ללקוח). הייעוץ שנתתם ללקוח חשוב ומעולה, ואשרי הלקוחות שגם משכילים לרשום בזמן אמת את הטיפים שאתם נותנים להם תוך כדי שיחה כי הם בהחלט יכולים להיות מידע חשוב עבורם ועשוי לתת להם כיוונים שאולי לא חשבו עליהם קודם. הסיבה שחשוב לעשות ללקוח סדר בדברים שאמרתם בסוף הפגישה, היא כי מבחינתו, זרקתם עליו המון מידע שיכול להיות שהוא לא מסוגל לעבד בזמן כל כך קצר וברגע שאתם מסכמים עבורו את הדברים, אתם מפקסים אותו ומקלים עליו וזה דבר שכמובן מייצר ביניכם אמון ומראה ללקוח את רמת המקצועיות שלכם.

אבל לא פחות חשוב זה גם לשלוח ללקוח בסוף הפגישה הצעת מחיר. פגישה ללא פעולה בסופה (במקרה זה הצעת מחיר), זה כי כאילו הפגישה לא התקיימה ולכן חשוב לא לתת לפגישה להסתיים מבלי שתעדכנו את הלקוח שתשלחו לו הצעת מחיר בנוגע לדברים עליהם דיברתם, כי אם לא תשלחו, סביר להניח שזה יפול בין הכסאות כי הלקוח לא ירדוף אחריכם אלא פשוט ימשיך הלאה בחייו העמוסים גם כך. הכו בברזל כל עוד הוא חם.

שיחת Follow Up

במידה והלקוח לא חזר אליכם לאחר הצעת המחיר, חובה לעשות שיחת Follow Up, זאת אומרת שיחת מעקב שתאפשר לכם לדעת איפה הדברים עומדים. חכו כמה ימים לאחר הפגישה הראשונה ובמידה והלקוח לא יצר איתכם קשר, צרו אתם קשר איתו ובדקו מה שלומו. בדקו האם הוא קיבל את ההצעה, האם הוא עבר עליה ונסו להבין ממנו באיזה שלב הוא נמצא בתהליך ולהבין מה הוא חושב. לעיתים לקוחות עסוקים והשיחה הזו היא תזכורת חשובה עבורם.

מה עושים במקרה של תשובה שלילית

במידה בשיחת הFollow Up הלקוח אומר שהוא החליט ללכת על כיוון אחר – הכל בסדר. זה אומנם מבאס, אבל בקטנה. לעיתים מקבלים גם לא וזה בסדר, ופשוט צריך להמשיך הלאה ללקוחות הבאים. חשוב לא להציק ללקוח עם שכנועים ולא להיות אגרסיבים. פשוט המשיכו בפעילות שלכם וכשהוא יהיה מוכן, הוא יגיע אליכם שוב וגם אתם תוכלו לפנות אליו בעתיד ולשאול אם דברים השתנו מאז השיחה הקודמת והוא היה מעונין לשוחח שוב.

מה שכן, כן נסו להבין למה הוא המשיך הלאה ולא סגר איתכם. האם ההצעה שלכם פחות רלוונטית לצרכים שלו? האם המחיר יקר לו? האם הוא מנסה להתמקח? נסו לדובב אותו כדי שתוכלו ללמוד מזה לעתיד וכאמור שאלו אותו אם זה בסדר שתחזרו אליו בהמשך כדי לראות אם דברים השתנו.

מה עושים במקרה של תשובה חיובית

לאחר שהעסק התרשם מכם והחליט שהוא מעונין לעבוד איתכם (וכמובן אישר את הצעת המחיר וחתם על חוזה עבודה מסודר ומפורט!), זה הזמן לקבוע פגישה נוספת שמיועדת לבניית אסטרטגיה ותיאום צפיות שבסופה אתם שולחים את הסיכום של הפגישה ללקוח במייל ומבקשים עליו אישור.

רק לאחר שהכל ברור, אין קצוות פתוחים וקיבלתם את האישור, אתם יוצאים לדרך.

כמה דגשים לסיום

כדאי לא לקפוץ על שלבים בדרך כי דברים עלולים לפול בין הכסאות בשל אי הבנות וציפיות שונות וחבל.

תעבדו מסודר וזה יקרין ללקוח את המקצועיות שלכם. כמו כן, שמירה על עבודה מסודרת תעשה גם לכם חיים קלים כי הכל מתועד, מאושר, מובן וזה יאפשר למערכת היחסים הזו להתקדם בצורה הכי טובה שאפשר גם שנים קדימה, כמובן, בהנחה שתעשו עבודה טובה שתענה על הצפיות של הלקוח (אותן סיכמתם בפגישה האחרונה, זוכרים?) 🙂

זהו להפעם. מקווה שהמאמר הזה יעלה את אחוזי הסגירה שלכם ויעזור לכם לייצר מערכות יחסים טובות וממושכות עם הלקוחות שלכם, ואם יש לכם שאלה, אתם כמובן מוזמנים לקבוצת בוואטסאפ של הקהילה בנושאי שיווק.

על מחבר המאמר

לירן חסון

היזם והיוצר מאחורי מיזם התוכן החינוכי לילדים EZToddler וספקי גפ”ן מתייעצים וכן הבעלים של בית המדיה Digital-ID ליצירת תוכן וייעוץ שיווקי לעסקים בתחום החינוך, הילדים והדיגיטל.

יוצר תוכן ואיש שיווק דיגיטלי המגיע מעולמות הפרסום, התוכן וההדרכה ומתמחה ביצירת תכנים שיווקים ולימודיים מסוגים שונים (וידאו ואנימציה, סאונד וקריינות, תכני גרפיקה ותוכן כתוב).