אישור הזמנות ודיווח על פעילויות גפ”ן

כיוון שמשרד החינוך מפעיל מערך בקרה וביקורת על פעילות ספקים במוסדות וכן על התנהלות ספקים בנוגע לדיווחים ואסמכתאות, לפני שנעבור להסבר על צורת הדיווח, נדגיש מספר דברים בנוגע לנושא הדיווח:

• חובה על הספק לדווח על הפעילות כמה שיותר מוקדם ועד שבוע לפני מועד הפעילות.
• ברמת הדיווח, יש לספק אפשרות לעדכן על שינויים לא צפויים עד 48 שעות לפני הביצוע באישור בכתב מהמוסד.
• ביטול או שינוי דיווח קיים של ספק, בטווח של 48 שעות לפני הפעילות באופן חד צדדי ללא אישור בכתב מהמוסד – יחשב כליקוי והספק לא יקבל על הפעילות תשלום אלא אם יוכיח שמדובר בביטול או שינוי מוצדק על ידי שליחת הסבר ואסמכתאות למוסד. במצב זה, המשרד יבדוק כל מקרה לגופו.
• ספק שלא יערוך דיווחים שוטפים או שיגיש דיווחים שלא על פי ההנחיות, יקבל התראה מהמשרד ובמידה והמצב יימשך, המשרד יוכל להוציא אותו מהמאגר ולהטיל עליו קנסות כספיים על כל דיווח לא תקין:
  • • פעם ראשונה – התראה עם דרישה לתיקון הליקויים
    • פעם שניה – קנס של 5000 ש”ח עם דרישה לתיקון הליקויים
    • פעם שלישית – קנס של 10000 ש”ח עבור כל דיווח לא תקין